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Zu Beginn des Jahres habe ich möglicherweise den entscheidenden Schritt zum papierlosen Schreibtisch getan: Seit zwei Wochen versieht bei mir ein „Doxie„-Scanner seinen Dienst.
Der sollte es sein, um eine entscheidende Lücke zu schließen: Seit einiger Zeit verwalte ich Projekte, Langzeit-Stories, Recherchen, Belege und einiges mehr in Evernote. Emails, kleine Notizen, Bilder, Skizzen, Word-Dokumente und vieles mehr lassen sich hier hübsch zu Clustern zusammen fassen, so dass man immer den Überblick über seine Arbeit behält (genau und sehr praxisnah beschrieben übrigens jederzeit im Blog von Herbert Hertramph). Dennoch ist man ja nicht davor gefeit, Papier zugeschoben zu bekommen. Nun bietet die Evernote-App zwar einen Scan per iPhone-Kamera an, wirklich zeitökonomisch ist das aber nicht.
Genau hier grätscht Doxie hinein: Ausgestattet mit einer WiFi-SD-Card sendet er ohne Verbindung zum Rechner gescannte Dokumente direkt ins Evernote-Account. Doxie bringt einen verbauten Akku mit, so dass er im Zweifelsfall nicht einmal einen Stromanschluss braucht, um Dokumente zu digitalisieren. Sobald er ein vertrautes Drahtlosnetzwerk findet, lädt er die Dateien als PDFs hoch. Bei mir ist seit knapp zwei Jahren ohnehin ein mobiler Hotspot im Einsatz, da ist die Frage „Wo ist das nächste bekannte Internet“ schnell gelöst. Alternativ beamt er die Dokumente via Kabel und Software (muss ohnehin heruntergeladen werden) direkt auf den Rechner und von dort in die Wolke.
Als Konzept ziemlich durchdacht – aber was taugt’s in der Praxis?
In meiner freien Neujahrswoche habe ich mich daran gemacht, das Jahr 2012 zu digitalisieren. Allein schon das Feature der Volltext-Suche in gescannten Dokumenten innerhalb von Evernote würde den Aufwand lohnen, dachte ich. Und tatsächlich läuft das Gescanne mit Doxie sehr geschmeidig von der Hand. Ab und an, wenn eine Papierkante angeknittert oder faltig ist, macht er ein wenig Gewese und lässt sich bitten. Im großen Ganzen aber ließ er sich mit gut 60 Dokumenten recht problemlos füttern.
Um die Einstellungen fürs Evernote-Account hatte ich mich freilich schon früher gekümmert. Die nimmt man in der Software der „Eye-Fi X2 wireless SD card“ vor, die man optional zum Doxie dazu kauft. (Der Link führt zu Amazon, weil der zuständige Mitarbeiter meines nächst gelegenen Elektronikfachmarktes alleine mit der Frage nach einer WiFi-SD-Card schon heillos überfordert wart war. Naja.) Das Einrichten ist im ersten Moment ein bisschen tricky, so ist es in Foren auch nachzulesen, aber – und das ist das Beruhigende – es funktioniert letztlich doch. Ich habe der Karte das Firmen-WLan, den mobilen Hotspot und mein privates Netzwerk zu Hause beigebracht – alle drei funktionieren fehlerlos. Bis zu 15 kann die Karte verwalten. Außerdem verwaltet sie die Anmeldedaten meines Evernote-Accounts – fertig. Alternativ können auch noch andere Cloud-Dienste angesteuert werden, z.B. Facebook, flickr, Picasa und me.com, wobei das wohl eher für Foto-Sharer interessant sein dürfte, weniger für Dokumenten-Verwalter.
Tatsächlich ist es so, dass der Scanner von nun an in völliger Selbstverwaltung arbeitet. Die Scans wandern auf die Karte und von dort in die Cloud. Bei meinen bisherigen Anwendungen tauchten sie Sekunden später in Evernote auf – absolut komfortabel. Das bedeutet, dass ich nun auch meinen Papierkram auf Mac, iPad, iPhone und im Web dabei haben und in meinen Notizbüchern die „analogen Lücken“ schließen kann, nicht nur privat, sondern auch im Job. Man wird sehen, wie sich die Papierstapel auf meinem Redaktionsschreibtisch entwickeln werden.
Was der Doxie nicht beherrscht, ist der Einzug mehrerer Blätter – das ist der Preis der ultimativen Mobilität, die das Gerät mit sich bringt. Wer das braucht, greift zu anderen Fabrikaten. Evernote empfiehlt einige in seinem Trunk.
Nebenbei: Ich werde beobachten, was die vor einigen Tagen gelaunchte Paperless2013-Kampagne bewirken wird, die ja doch in großem Stil das papierlose Büro propagiert.